关于仪器设备项目文件材料归档管理的补充意见

　　为进一步贯彻落实山大综字[2001]019号文件精神，不断提高我校仪器设备档案的质量和管理水平，确保仪器设备项目文件材料完整、系统的立卷归档，现就仪器设备项目文件材料的归档范围与管理，提出以下补充意见,请各单位认真做好仪器设备项目文件材料的收集、积累、整理、立卷归档工作。
　　一.仪器设备项目文件材料归档范围
　（一）仪器设备项目验收入库之前应归档的文件材料，主要包括：
　　1．固定资产购置申请材料；
　　2．仪器设备购置论证报告；
　　3．仪器设备项目采购文件，包括采购项目申请书、招标文件、采购活动记录、中标单位的投标文件、评标标准、评估报告、评标结果表、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
　　4．仪器设备定购合同；
　　5．购买设备过程中有关的技术商务文件（订货卡片、发票、提货单
商检报告、进口许可证、免税单、来往信函等）；
　　6．仪器设备验收单、验收纪录；
　　7、仪器设备索赔来往函件及结果文件。
　（二）仪器设备使用过程中应保存和形成的归档材料，主要包括：
　　1．仪器设备说明书及全套随机文件材料；
　　2．仪器设备使用、检修、故障事故记录（设备履历书）；
　　3．仪器设备重大事故的调查分析及处理意见；
　　4．仪器设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料；
　　5．仪器设备调拨、报废的申请材料、论证报告及处理结果等。
　　二．仪器设备项目文件材料立卷归档管理
　（一）实验室与设备管理处负责价值10万元（含10万元）以上仪器设备项目文件材料的整理立卷、保管与归档。
　（二）仪器设备采购、使用单位负责文件材料的形成、收集和积累，并根据要求，及时提交仪器设备管理科，确保文件材料齐全、完整。
　（三）档案馆负责仪器设备文件材料立卷归档的业务技术指导，并定期进行检查、督促。
　（四）仪器设备档案原则上在仪器设备使用期满报废后，三个月内移交档案馆。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　山东大学档案馆

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　实验室与设备管理处
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2004年12月11日